“株式会社モノサス”の事例

テレワークの制度化を目的にモデル実証事業に参加

当社はWeb制作、Webコンサルティング、Webマーケティングを通じて、日本全国のお客様の事業成長をサポートしています。もともと徳島県の神山町や山口県の周防大島町に支社があり、支社でのサテライトオフィス勤務やモバイル勤務は日常的に行っていました。また、コアタイムを設けないフレックスタイム制度を導入しており、社員一人ひとりの事情や要望に対応したフレキシブルに働ける環境を整えています。

社内だけでなく、協力会社やお客様も含めて、日常的に活用しているクラウドサービス^※やチャットツールが、テレワークを行う上で本当に適したものを使用しているのかを検証するとともに、これまで社員の個々の状況に応じて行われていたテレワークを制度化することで、より利用しやすくしたいと考え、モデル実証事業に参加しました。

全てのテレワーク形態で検証 サテライトオフィスの設備と仕様に満足

モデル実証事業でのテレワーク形態は、在宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務で7名が実施しました。在宅勤務は経理や人事、総務等のバックオフィス業務を担当する社員が行い、月に１回東京本社で開かれる全体会議に出席する時以外は、全て在宅勤務としました。営業担当の社員は主にモバイル勤務とサテライトオフィス勤務を行い、役員は役員会議をサテライトオフィスで行いました。コネクタ等の設備も整っている上、静かな環境で会議がしやすかったことが発見でした。今回利用したサテライトオフィスは、充実した設備と仕様が素晴らしく、活用した営業担当の社員や役員は大変満足している様子でした。

最も大きな成果は、優秀な社員の離職を防げたこと

東京本社の部署では、デスクに専用のモニターをセットして、Web会議ツールを常時つないだ状態とし、いつでも在宅勤務者とコミュニケーションを取れるようにしています。用事のある時だけでなく、常に在宅勤務中の様子がモニターに映し出されるようにすることで、気軽に話しかけられる環境を整えました。物理的に難しい業務もありますが、ほとんど今までと変わらず業務を行えています。宮城県仙台市に転居することになった社員もスムーズに在宅勤務を実施することができました。結果、優秀な社員の離職を防ぐことができたことは、テレワークの大きな成果と言えるでしょう。

ネットワーク環境を含め課題はコミュニケーション

当社は、パソコン等のローカル上にはデータを残さないようクラウド^※で管理しています。クラウド^※をかなり活用しているので、ネットワーク環境は必須です。モデル実証事業における在宅勤務でも、自宅のネットワーク環境が悪く、コミュニケーションが取りづらい場面もありました。ネットワークのクオリティも含めてやはり課題はコミュニケーションだと感じました。たとえ、ネットワーク環境が悪くて相手の声が聞き取りにくかったとしても「まあいいか」と思わず、社内にいる時と同じように物事をうやむやにしないことが大切だと認識しました。また、本社にいる社員と在宅勤務の社員の業務分担を明確にすることも重要です。お互いにやっていなかったり、作業が重複していたりすることを防ぐためにも声を掛け合う必要があります。顔を合わせている時以上に綿密なコミュニケーションを心掛けることがテレワークのポイントだと実感しました。

モデル実証を終えて自由な働き方を継続しながらテレワークの制度化を実現

モデル実証事業に参加するに当たり、新たに導入した機器・システム、アプリ、ツール類はありません。これまで活用してきたものを生かした上で、モデル実証事業のコンサルタントの方にいただいたフォーマットを基に、「テレワーク勤務規程」を作成しました。内容としては、最低限のもののみ定めることで、これまでのフレキシブルさを残しながら制度化することができました。今後も自分達で必要に応じて、ツールを試しながら、社員の働きやすさを追求していきたいと考えています。