“アイエイ・コーポレーション株式会社”の事例

本格導入、制度化に向けてモデル実証事業に参加

当社は金融業界向けのシステム開発を客先常駐で行っています。併せてタブレット端末等のアプリケーション、Webシステム、フィンテック関連のシステム開発を自社で展開しています。社員のほぼ全員がエンジニアで、常駐先で仕事を行う社員が多いため、出勤時間等、常駐先のルールに従うケースが主となります。このような環境だからこそ、社員一人ひとりの生産性を向上させ、働きやすい会社にしたいと2015年からワークスタイル改善に着手し、フレックスタイム制度を制度化する中で、テレワーク導入にも注目するようになりました。

そこで、2018年3月に「システム企画部」を立ち上げ、テレワーク導入・制度化の模索がスタートしました。最初は情報収集しながら骨子を固めていき、同年6月に一部の社員で在宅勤務のトライアルを実施し、業務効率化への手応えを得たため、本格的な制度化に向け、知見を求めてモデル実証事業に参加しました。そこには、システム開発の会社として、自ら体験することで、テレワークに活用するシステムの企画・開発にもつなげたいという期待もありました。

管理職を含む社内エンジニアに加え客先常駐の社員もトライアル

モデル実証事業は、システム企画部と営業部の管理職を含む８名に加え、客先常駐の社員2名を選定し、在宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務を行いました。在宅勤務は、２か月間、週に1～２回の実施と定め、社内にいる社員が極端に少なくならないよう調整しました。モバイル勤務は、都度実施者の判断で実施できるようにし、サテライトオフィス勤務は、管理者の了承を得れば、柔軟に利用できるようにしました。

Web会議やチャットで使用するツールはトライアルということもあり、コストを考慮して、無料で使えるものを採用。運用ルールは、スケジュールをクラウド^※上で共有するとともに、社内のホワイトボードでも明確化することで、どのテレワーク形態を実施しているかを全社員が分かるようにしました。在宅勤務の場合は、始業と昼休憩後のタイミングで管理者とWeb会議を行うこととしました。さらに、管理の質を保つため勤怠管理ツールを使用し、不定期にテレワーク実施者のパソコンを画面キャプチャすることで、作業状況の確認を行うことができるようにしました。客先常駐の社員については、常駐先のルールを優先しつつ、月１回の社内ミーティングへのWeb会議での参加、チャット等による情報共有とコミュニケーションを実施しました。

資料作成だけでなく、打合せ等にもサテライトオフィスを活用

客先常駐の社員が30名いる当社では、自社の資料や報告書の作成等、常駐先では作業できない業務があり、都度会社に戻って作業する必要がありました。モデル実証事業では、常駐先に近いサテライトオフィスを活用することで、移動時間を短縮し、資料作成を行うことができ、生産性が向上しました。セキュアな環境であるため、秘匿性の高い情報も扱いやすく、新しいプロジェクトの企画や資料チェックも安心して行えました。また、従来は管理職との面談を、常駐先での勤務が終業してから自社へ移動し行っていましたが、常駐先の近くのサテライトオフィスに管理者が行くことで、面談の開始時間を早めることができ、時間を有効活用できました。その他にも、客先常駐の社員を含め、複数の社員が外出先の最寄りのサテライトオフィスで集合し、会議室を利用した打合せを行いましたが、モニターに資料を投影でき、質の高い話し合いができました。

さらに、急な来客や採用面接にも活用しました。急な来客があったときに、会議室が埋まっていたことがあり、その際は当社の近くにあるサテライトオフィスの個室を利用することで、重要な交渉も安心して行えました。採用の面接の際は、サテライトオフィスで実施することで働き方改革を行っていることのアピールにもなり、応募者から好印象でした。資料作成といった一般的な利用にとどまらず、多様な活用を行いましたが、特に会議室はモニターやコネクターといった充実した設備が利用できるので、社員から大変好評でした。当社はモデル実証事業終了後、改めてサテライトオフィスと契約し、既に社員の間で定着しています。

モデル実証を終えて 不公平感を解消し2019年度中の導入へ

在宅勤務、モバイル勤務、サテライトオフィス勤務とも「集中できるため、作業効率が上がった」「密な打合せ、交渉につながった」「移動時間や隙間時間を効率良く有効活用できた」といった好評な意見が多く挙がりました。トライアル前はテレワークの実施に消極的だった管理職が在宅勤務を実施したところ、「集中して仕事ができたため、3日間かかると見込んでいた作業をほぼ1日で完了でき、その分部下の業務サポートを充実させることができた」という目に見える効果があり、テレワークについて肯定的な考えに変わりました。管理職の検証により、テレワークの導入について経営層の理解・合意も得ることができ、2019年度中の制度化に向け調整しています。一方で、課題となっているのが客先常駐の社員からの不公平感です。客先常駐の社員が各企業のルールに合わせつつ、全社員が一人ひとりの状況に応じて柔軟にテレワークを活用できるようにするためにも、しっかりと社員の声をヒアリングしながら、ルール化を行いたいと考えています。