“DCアーキテクト株式会社”の事例

能力のある社員が、家庭の事情に左右されず働ける環境が必要だった

当社は、2007年2月に通販のコンサルティング会社として創業しました。お客様は通販業界、エステ業界、広告代理店など多岐に渡るのですが、広告表現などコンプライアンスについて相談を頂くようになり、翌年2008年に薬事法広告研究所を新設しました。薬事法を中心に様々な法律に抵触する表現の是非を確認し、理由を踏まえて、表現方法の言い換え方もご提示するという事業を展開しています。それ以外にもコンプライアンスの勉強会やセミナーを主催して情報発信を行っています。

当社の業務はその性質上、法の知識が必須で、さらに言い換えの提案もしますので、いわゆるライターという性質が絡んできます。そのため、知識と経験がないと難しい業務が多くなります。また、作業的には、すごく細かい部分が多く、実際長く続くのは女性の方が多いです。そうすると、結婚・出産・育児、さらに介護などの理由で家庭環境に左右される機会が増え、キャリアを積み上げた社員が定着しないという課題がありました。復職しても一旦離れている期間があると、変化が早い業界でブランクを埋めるのがとても大変です。新しい方を採用しても独り立ちするのに1年くらいはかかります。そこから経験を積むのに要する時間を考えると、能力のある社員が働き続けることができる環境を構築する必要があったというわけです。

「続けたい」社員のニーズも踏まえて

社会保険労務士に相談したところ、テレワークを紹介されました。業務の性質上、実力のある社員であれば在宅勤務でも十分お客様のご要望に応じてコンサルティングができると感じ、社員とも話をしたところ、「積み上げた経験を活かし仕事を続けたい」というニーズが多く、テレワークの導入に踏み切りました。遠いところだと、親の介護のため都内勤務から静岡に戻って働いている社員もいます。

テレワークが機能するように環境を整備

テレワークを導入した当初はメールのみを活用していました。これまで社内で口頭で簡単に連絡できたこともメールになったため、膨大になったメールを整理するだけで３～４時間かかるようになり、2017年8月から環境を整備して再スタートしているところです。

具体的には、2017年8月からスマートフォンにも対応したクラウド管理システム^※を導入し、IDがないと入れないようにした上で、閲覧権限も制限しました。スマートフォンでも安全にメールを閲覧できるようになったので、業務効率が上がり人心地がつきました。勤怠管理もスマートフォンをポンポンと押す形に整備しました。お子様への急な対応が発生した時に、業務を離れたら「休憩」をポン、業務に戻ったら「復帰」をポンと。以前は記録を提出する形で、申告漏れが多くうまくいきませんでしたが、その点も改善し、在宅勤務者に限らず全社的に利用しています。社内の連絡としては、メールだけでなく、クラウド上に用意したアプリケーションでのチャットや、共有スペースでのデータのやり取りなど、セキュリティ管理が行き届いた中でたくさんの連絡手段を用意して、業務連絡だけでなく、個人的なニュースや時事ネタの面白い話なども含めて情報交流を頻繁に行うようにしています。

顔を合わせることで、導入した連絡ツールをより効果的に

連絡手段はたくさん用意しましたが、顔の見える関係づくりも大事です。注意事項などの連絡は、オフィスにいないとどうしても温度差が出てきます。そこで当社は、月に1回約1時間の全体会議を行い、業界や社内・お客様などの情報共有の場を設けています。このように顔を合わせる機会をつくることで、急な対応も依頼し易くなったり、気持ちよく対応できたりと、導入した連絡手段が効果的に活用できるようになります。

能力のある経験豊富な社員を確保しながら業務拡大の準備

導入した連絡手段が効果を発揮しています。連絡だけではなく、ファイルの受け渡しもセキュリティの高いプラットフォーム上で行えます。当社の場合、社歴の長い社員が在宅勤務の対象になるので、業務範囲をきっちり決めず裁量労働制にして、管理しすぎない形を採用していることがうまく運用できている秘訣だと思います。さらに、テレワークを採用したことで、オフィススペースを拡充することなく人員増強できるので、業務拡大に向けてのコストを削減できると考えています。

専門性が高い上に変化が早い業界であり、クリエイティブ能力も求められる業務は一度離れてしまうと復帰するのにとても労力を要します。そういう意味でも会社・社員どちらの視点から見てもテレワークは有効に働いています。