“株式会社クナイ”の事例

電車遅延、子育てによる業務の遅滞を解消する方法を模索

当社は、2011年に創業した映像配信・情報配信のためのシステム構築と組み込みソフトの開発を主な事業としています。大手放送局の仕事を中心に、4K・8K配信の対応など、映像に関する様々なソフトウェアを開発し、ワンストップでサービスを提供しています。

当社は、通勤に片道1時間以上掛かる社員が多く、通勤ラッシュ時間帯の電車遅延が業務にも支障を来すことがありました。モバイル勤務、在宅勤務が禁止だった頃は、電車が止まれば動き出すのを待つしかなく、「時間を無駄にしている」状況にありました。また育児をしている社員は、保育園に預けている子供の急な発熱等で、業務を中断して迎えに行くこともあり、この場合、別の社員に引継ぎを依頼することになります。仕事を依頼された社員は快く応対していましたが、引継ぎをお願いする社員は心苦しさを感じていました。交通網の影響や家庭の事情に左右されず、業務効率を上げ、自己完結できる環境が必要だと感じ、テレワーク導入に至りました。

2014年にテレワークを導入 育児時間や隙間時間を有効活用

当社では、2014年から全社員一斉にテレワークを始めました。まず、全社員にノートパソコンを支給し、モバイル勤務や在宅勤務ができる体制を整備。さらにフレックスタイム制を導入し、より柔軟な働き方ができるようにしました。以来、電車が止まった場合には、動き出すのを待つのではなく、一度下車して近くのカフェなどでモバイル勤務が可能になり、業務効率は大幅に向上しました。また子供の送り迎えがある社員は、フレックスタイム制とテレワークにより、育児と仕事を両立しやすい環境となりました。外回りがある社員は、お客様との打ち合わせの合間に発生する隙間時間を資料作成等の業務に充てることで、効率化を図れました。また、特別な理由がなくてもテレワークを利用できる規定にしているため、個々で活用方法を工夫しています。それにより自主性と責任感が高まったように感じています。

申請の簡素化、クラウド導入で、セキュリティと作業効率を確保

テレワーク導入におけるセキュリティに関しては、全社員に支給したノートパソコンにウイルス対策ソフトをインストールし、利用する際にはパスワード認証してからログインするように設定しました。メール及びデータ管理にはクラウド管理システム^※を利用しています。外部からアクセスする際はIDとパスワード入力が必要ですので、セキュリティは確保されたと考えています。

テレワークを導入したことで業務上の申請手続きが増えないように心掛けました。テレワークによる業務開始は「メール報告のみ」とし、申請書等の提出は一切不要です。管理部では、出社した際に使用するICカードのログ管理を、テレワーク時のメール履歴と照合し、業務時間を合算して管理しています。

社員同士の助け合い精神を育む家族参加の交流イベントを開催

テレワーク導入後も仕事をすべて持ち帰ることはできないため、社員同士の助け合いが大事になります。そこで、気持ちよくワークシェアできるように年に一回「ファミリーデー」を設け、家族連れで会社を訪れる日を作りました。急に家庭の事情で業務を依頼する社員も、業務の引継ぎを相談された社員も、家族の顔を知っているだけで気持ちよく仕事を引き継ぐことができます。イベントを通じ、社員同士の助け合いもより円滑になったと思います。

テレワークによる自由な働き方が実現 災害時のトラブルも未然に防止

テレワークを導入して３年が経過し、メリットは多いと感じています。以前は海外とWeb会議を行う際も在社している必要がありましたが、現在は自宅から参加することが可能です。災害時や大雪や台風等の悪天候時に、在宅勤務できることは、交通網の影響による時間の無駄を解消できるだけではなく、怪我などのトラブルを未然に防ぐことにもつながります。私自身も産休を取得する予定ですが、テレワークを活用することで、他の社員に迷惑を掛けることなく、出産直前までフルタイムで働けます。テレワーク導入の効果は、業務の効率化のような目に見える部分だけでなく、社員の精神的な面でもプラスに作用していると考えています。